De som håller koll på nästan allt

Att bli vänligt bemött. Att få sin post. Att få sin lön utbetald. Att IT-nätverket fungerar. Att rätt försäkringar finns på plats.  Alla positiva saker. Så länge allt fungerar som det ska. Välkommen till avdelningen som ska ha koll på nästan allt.

Samtal i hamnReception Helsingborgs hamn

Det kallas ofta för ordningssinne. Och det är något som den Administrativa avdelningen på Helsingborgs Hamn har. Att administrera en verksamhet som Hamnen är inget man gör med vänsterhanden – ekonomin ska stämma, posten ska ha sin gång, all IT måste fungera och om olyckan är framme ska rätt försäkring täcka upp för det.

Vi börjar i receptionen. Hos oss möts du som kund, gäst, leverantör eller partner alltid med ett välkomnande leende. Vi vet hur viktigt det första intrycket är och det är vår personal i receptionen som står för det. De svarar dagligen på 100-150 inkommande samtal, svarar på frågor om vår verksamhet, ser till att de som ringer kopplas vidare till rätt person, öppnar all extern post, ordnar med Hamnens ID-kort och mycket, mycket mer. Vi har ett duktigt team i receptionen och det är vi tacksamma för.

Precis granne med receptionen har vi vaktmästeriet. De distribuerar den interna posten mellan hamnen alla avdelningar och hämtar företagets post på postterminalen. Det är också vaktmästeriet som köper in kontors- och förbrukningsmaterial och bl a upphandlar mobiltelefoner och kopieringsapparater.

Till den Administrativa avdelningen hör även ekonomigruppen. De hanterar Helsingborgs Hamn totala ekonomi – en nettoomsättning på cirka 390 miljoner. Härifrån hanterar man 16 000 fakturor om året, tar hand bokslut, årsredovisning, deklarationer, skatter/moms med mera. Dessutom administrerar man ett 100-tal hyresgäster och upprättar månadsrapporter, budgetar, statistik och ekonomisk uppföljning.

IT-gruppen är en annan livsnerv inom Administrationen. De ser till att IT-system och servrar fungerar som de ska, dygnet runt, årets alla dagar. Alla system är viktiga, men klart är att de som är involverade i produktionsprocessen har högsta prioritet.

Ett så stort företag som Hamnen har också ett stort behov av vara rätt försäkrad. Det här ansvaret ligger på gruppen för claims- och skadehantering. Den egna utrustningen är naturligtvis oerhört viktig att ha försäkrad, det handlar om stora investeringar i maskiner och teknik. Samma sak gäller för det gods som rör sig genom inom hamnen. Vi hanterar varor och gods för våra kunders räkning till ett värde för många miljarder varje år och vi måste vara beredda på att olyckor sker.