Den 2 oktober slår hamnen om till det operationella terminalsystemet Navis N4

Arbetet med att anpassa och testa hamnens nya TOS (Terminal Operating System) har pågått en längre tid och i oktober tas det nya terminaloperativsystemet i bruk. Nya funktioner utlovas som bidrar till en snabbare, säkrare och mer tillgänglig service för Helsingborgs Hamns alla kunder.

En projektgrupp inom hamnen arbetar nu intensivt för att övergången från nuvarande system ska gå så smidigt som möjligt. Bytet kommer nämligen innebära förändringar för hamnens kunder men kanske allra mest för personalen. Nya rutiner, nya operativa tjänster och nya dataflöden – det har minst sagt tränats och förberetts i hamnen under två års tid inför systembytet. Allt för att det ska flyta i kundflödena när Helsingborgs Hamn väl trycker på knappen.

Projektgruppen som arbetat intensivt med Navis N4 består av medarbetare som spänner över flera avdelningar i hamnen. Från IT och Ekonomi till Operations.

Verksamheten stänger

Bytet blir skarpt, fredagseftermiddagen den 29 september stänger hamnen både containerverksamheten och det tidigare systemet PortIT kl. 15.00 för att öppna igen följande måndagsmorgon med Navis N4 i full operation. Stängningen innebär att alla containerärenden som kräver inpassag genom Centralgaten måste ske senast kl. 14.30.

– Det är första gången vi planerat stänger verksamheten så här och det beror på att det är komplext att byta mellan två terminaloperativsystem. Vi måste bland annat säkerställa att det finns funktioner för samtliga processer i det nya systemet och det innebär också att stora informationsflöden, både in och ut från systemet, behöver säkras och styras om till det nya, berättar Jonathan Nilsson som är systemförvaltare i Helsingborgs Hamn.

Kundnyheter i systemet

Med Navis N4 blir åtkomsten till hamnens olika system snabbare med färre steg att genomföra. En ny funktion som heter Track & Trace kommer att erbjudas via hamnens hemsida där det utan inloggning snabbt och enkelt går att söka på en enhet eller ett bokningsnummer för grundläggande information. Kunder med personlig inloggning får tillgång till ytterligare information och möjlighet att arbeta i systemets gränssnitt. En nyhet för kunder som föraviserar sina containerärenden i hamnen är att de kommer kunna göra det via en app från sina smartphones men även likt tidigare via en dator.

– Våra kunder kommer fortfarande att hitta ”Kundportalen” på vår hemsida på samma plats som nu och alla länkar som behövs kommer vi att skicka ut i god tid innan systembytet, säger Jonathan.

Nya användarkonton

För att komma åt de olika servicefunktionerna som Kundlogin, VGM eller Föravisering kommer en personlig inloggning för alla användare krävas. Alla användare kommer därför behöva ett nytt personligt konto.
För att säkerställa att alla nödvändiga personliga konton upprättas före lanseringen av Navis N4 håller hamnens projektgrupp på att koordinera insamlingen av namn, e-post och all övrig information som behövs för de nya personliga kontona.

– I dagarna kommer vi också publicera formulär på vår hemsida där information kan fyllas i för att ansöka om ett personligt konto till respektive servicefunktion. När dessa formulär, ett för VGM, ett för Kundlogin och ett för Föravisering är publicerade kommer vi även skicka ett nyhetsbrev till alla kunder, berättar Jonathan.

Instruktionsmanualer

Manualer och instruktioner om hur Navis N4 fungerar och hur personliga Navis-konton skapas eller tas bort kommer att finnas tillgängliga och delas ut under hösten.

Trouble Lane

Utöver systembytet ska en del fysiska förändringar ske vid inpasseringen i hamnen. En Trouble Lane vid Centralgaten kommer stå färdig i oktober, vilken kommer bidra till en smidigare passage in i hamnen. De fordon som har problem med att ta sig in genom kioskerna kommer via den nya körvägen direkt till parkeringsplatsen utan att hindra övrig trafik.