Planera och revidera – flexibilitetens okrönta mästare

Kärnan i hamnens verksamhet handlar om att lyfta containrar. Av och på fartyg. Av och på tåg. Givetvis mycket förenklat beskrivet och i verkligheten är det ett maskineri som kräver många personers (läs hela hamnens) synkroniserade arbete och noggranna planering för att fungera friktionsfritt. I förra numret av Turlistan presenterade vi avdelningen Kundservice. Nu är det dags för två andra funktioner: Planeringen samt båt och tåg.

VAD ÄR DET NI GÖR?
Planeringen: Avdelningen som kallas för ”planeringen” ansvarar för fartygsplaneringen och personalplaneringen i Helsingborgs Hamn. Därmed är de också den operationella länken mellan rederierna och den interna organisationen. Här skapas det övergripande schemat på när veckans alla fartyg beräknas anlända och segla. Detta schema lägger sedan grunden för personalplaneringen. Hur många man behövs? Vem ska göra vad? Vem är ledig eller kanske sjuk? De har stenkoll på personalstyrkan och säkerställer att uppdraget kan utföras. Internt finns det ingen annan som har bättre helhetsbild över vad som pågår i den dagliga verksamheten.
Båt och tåg: Inför anlöpet och att fartyget faktiskt ligger till kaj är det en annan avdelning som tar över stafettpinnen och håller koll på det rent praktiska kring anlöpet. Här sätts detaljerna. Vilka containrar ska av? Vilka ska på? Hur många containrar behöver kopplas till el? etc. En så kallad lastplan utformas som sedan utgör grunden för vad som ska göras. Men givetvis är inga lastplaner huggna i sten och många gånger hinner lastplanen revideras både två och tre gånger för samma anlöp.

HUR SER ARBETSDAGEN UT?
Planeringen: Både fartygsplaneringen och personalplaneringen handlar mycket om att dagligen skapa den bästa möjliga produktionen utifrån givna förutsättningar. Det blir många samtal på en dag och flexibiliteten i sig är en framgångsfaktor för Helsingborgs Hamn. Önskemål kring exempelvis anlöpstider och avseglingar tillmötesgås så långt som möjligt. Sen finns det många orsaker till att den ursprungliga planen kan förändras. Däribland väder och vind, reparationer, krav från fartygets kapten eller sjukdom. Man gör en dagsplan, ser över helheten och är samtidigt beredd på att kasta om och göra nytt.
Båt och tåg: Precis som hos planeringen börjar dagen med att gå igenom mailen. Därefter tas en direktkontakt med de förmän som är ansvariga för innevarande/nästa anlöp. Lastplanen revideras kontinuerligt efter inkommande önskemål och förutsättningar. Tågenheter kan behöva efterregistreras och eventuella skador på containrar rapporteras. Ibland får man agera detektiv för att hitta en bokning/ container etc. Komradion står på från morgon till kväll för den direkta kontakten med truckar och dragbilar.

NÄR SKA MAN VÄNDA SIG TILL ER?
Planeringen: När man som kund/rederi har ett fartyg som ska anlöpa Helsingborgs Hamn.
Båt och tåg: När man som kund/rederi ska planera/ informera om alla detaljer kring ett fartyg/tåganlöp. Vad ska lossas/lastas/ kopplas in/förvaras etc.

VILKEN ÄR DEN VANLIGASTE FRÅGAN?
Planeringen: När kommer fartyget vara färdigt för att segla vidare? Kanske inte så konstigt med anledning av att tiderna påverkar efterkommande logistik. Men givetvis kommer frågor av olika karaktär.
Båt och tåg: Även hit kommer många olika frågor. Det ringer alltid mycket om bokningar. Det kan t.ex. röra en lastbil som inte kommer in i hamnen för att den inte är föraviserad som den ska. Sen kan det finnas många orsaker bakom detta. Rent generellt blir det också alltid mer samtal när rederierna har ont om containrar.

RINGA ELLER MAILA?
Planeringen: Egentligen spelar det ingen större roll. Vissa saker lämpar sig bättre för mail och annat bättre för telefon.
Båt och tåg: Mycket mail blir det, men självklart kan det vara fördelaktigt att prata och det är viktigt att den kund som vill ha mänsklig kontakt också får det. Vissa saker, som bokningar, kräver mail för historikens skull.

VAD UNDERLÄTTAR ERT ARBETE?
Planeringen: Båtar som är i tid, naturligtvis. Färre stormar. Goda relationer och god förståelse för branschen.
Båt och tåg: När allt är rätt från början, givetvis finns en förståelse för att lastplaner behöver göras om. Men ju mer som är rätt från början, desto mer pengar sparar vi, i allas plånböcker.

PÅ PLANERINGEN ARBETAR:
Mattias Hallqvist – Berth planner, anlöpsplanerare
Började i hamnen: 1997
Egenskap: empatisk och ihärdig
Niklas Holmgren – Berth planner, anlöpsplanerare
Började i hamnen: 2006
Egenskap: Känsla för kundens behov, inkännande

PÅ BÅT OCH TÅG ARBETAR:
Frans Malmborg – Båt/Tåg Planerare
Började i hamnen: 2005
Egenskap: arbetsvillig och rättvis
Elisabet Lindgren– Båt/Tåg Planerare
Började i hamnen: 2009
Egenskap: rak, ärlig och lösningsorienterad
Jan Persson – Båt/Tåg Planerare
Började i hamnen: 2001
Egenskap: ordningsam, rak och enkel
Kenth Nilsson – Båt/Tåg Planerare
Började i hamnen: 1996
Egenskap: tålmodig
Peter Nilsson – Båt/Tåg Planerare
Började i hamnen: 1989
Egenskap: Pålitlig